Visas dans le BTP : comment digitaliser la gestion des visas documentaires pour sécuriser vos projets de construction avec Dynedoc

1. Les visas documentaires : un enjeu clé dans la construction

Dans un projet de construction, chaque plan, note de calcul, schéma ou rapport doit être analysé, commenté et validé par plusieurs intervenants avant exécution : c’est le rôle des visas documentaires. Ce processus engage directement la conformité réglementaire, la qualité d’exécution et le respect des délais, car un document mal visé ou trop tard visé peut bloquer un chantier ou générer des non‑conformités coûteuses.

Lorsque les échanges se font encore par email, tableurs et transferts de fichiers, le suivi devient vite ingérable : doublons, mauvaises versions, retards de validation, manque de visibilité sur “qui doit viser quoi et pour quand”. Structurer ce processus dans une plateforme collaborative dédiée permet de transformer cette chaîne de visas, souvent subie, en un véritable levier de maîtrise des études et d’anticipation des risques.

2. Pourquoi une plateforme collaborative est devenue indispensable

Une plateforme collaborative adaptée à la construction centralise l’ensemble des documents de projet, les workflows de visas et la communication entre les acteurs (maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, entreprises, bureaux de contrôle, etc.). Elle devient l’environnement commun où chacun sait quels documents il doit viser, avec quels délais et sur quelle version.

Les bénéfices concrets pour la gestion des visas documentaires sont nombreux :

• Vision en temps réel de l’état des visas (émis, en cours, visés, refusés, en révision).

• Réduction des délais grâce à des circuits de validation structurés et des notifications automatiques.

• Traçabilité complète des décisions, commentaires et réserves, indispensable en cas de litige ou d’audit.

• Un référentiel documentaire unique, qui évite les erreurs liées aux mauvaises versions ou aux documents égarés.

Dans ce cadre, la qualité de la plateforme collaborative (ergonomie, performance, capacité à épouser les pratiques BIM et chantier) devient un facteur de réussite à part entière du projet.

3. Les fonctionnalités indispensables pour gérer les visas documentaires

Pour qu’un système soit réellement efficace pour la gestion des visas dans la construction, certaines fonctionnalités sont incontournables.

Les “must have”

• Gestion électronique de documents (GED) orientée BTP
  Classement structuré, versioning, droits d’accès fins, recherche avancée, pour que tous les acteurs travaillent sur la bonne version du bon document.

• Workflows de visas configurables
  Circuits en série ou en parallèle, délais conditionnels, statuts de visa (accepté, accepté avec réserves, refusé, à réviser), adaptés aux rôles de chaque intervenant.

• Traçabilité et auditabilité
  Historique complet des actions (qui a visé, commenté, refusé, à quelle date), indispensable pour documenter les responsabilités et les choix techniques.

• Notifications et relances
  Emails ou alertes ciblés à chaque nouvelle demande de visa, relances automatiques à l’approche des échéances pour limiter les blocages.

• Tableaux de bord et priorisation
  Vues synthétiques des visas en attente par personne, par lot, par phase, avec la possibilité de prioriser en fonction de l’urgence et de la date limite.

Les “nice to have” qui font la différence

• Conventions de nommage et modèles de documents pour harmoniser les pratiques entre tous les intervenants du projet.

• Intégration avec la maquette BIM pour relier documents, objets et visas dans une même logique d’information de projet.

• Connexions avec d’autres outils (suivi de chantier, gestion des réserves, SIG, etc.) pour assurer une continuité numérique du bureau au terrain.

• Interface claire, accessible sur web et mobile, pour simplifier le travail des équipes études comme des équipes chantier.

4. Dynedoc : une plateforme collaborative taillée pour les projets de construction

Dynedoc est une plateforme collaborative de gestion électronique des documents spécifiquement conçue pour les acteurs du BTP et de la gestion de patrimoine. Elle couvre le cycle complet des projets, depuis les études jusqu’à la réception et à l’exploitation, avec un fort accent sur la traçabilité des échanges et le pilotage des décisions.

La solution offre un environnement de travail sécurisé, hébergé en France ou en Suisse, avec stockage, versioning, gestion des droits, partage, recherche avancée et workflows personnalisables. Dynedoc s’intègre à une démarche BIM et joue le rôle de socle documentaire autour des maquettes, en centralisant plans, rapports, conventions BIM, DOE et l’ensemble des livrables de projet. L’objectif est de fournir une “source unique de vérité” documentaire au service des équipes de maîtrise d’ouvrage, de maîtrise d’œuvre et des entreprises.

5. Pourquoi Dynedoc répond aux besoins de la gestion des visas

Dynedoc dispose d’un module dédié aux visas qui simplifie et trace le circuit de validation des études d’exécution, et permet à chaque participant de suivre les visas, les avis et les retours associés. Ce module s’appuie sur les capacités GED et workflow de la plateforme pour assurer un processus de visas documentaire fluide, lisible et entièrement auditable.

En pratique, Dynedoc permet de passer d’une gestion réactive et fragmentée des visas documentaires à une gestion structurée, collaborative et pilotée, qui sécurise les études, réduit les délais et renforce la maîtrise globale du projet de construction.