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10 conseils pour bien choisir sa GED

10 conseils pour bien choisir sa GED
Ça y est, la décision est prise, votre société va enfin s’équiper d’une GED. La question est maintenant de réussir à déterminer parmi l’avalanche d’offres quelle sera celle qui vous correspondra le mieux. Le problème c’est que vous ne savez pas où commencer à chercher, ni par quel bout prendre la question.

Voici nos 10 conseils pour vous guider dans votre choix.
Conseil n°1 : Définissez votre besoin
Avant toute chose, il est évidemment important de bien connaitre son besoin. En effet, la mise en place d’une GED est un véritable processus qui va mobiliser l’entreprise à différent niveaux.

Il faut donc déjà déterminer si la GED va s’appliquer à l’ensemble de l’entreprise ou à un seul service ou à un projet spécifique. De fait, vous n’aurez pas besoin du même espace de stockage ou des mêmes fonctionnalités « additionnelles » (si disponible dans la solution choisie) en fonction du spectre couvert par le système.

Une fois cet aspect défini, impliquez les équipes concernées ou au moins les responsables de chacune des équipes. Ce sont vos équipes qui connaissent le mieux leurs besoins !
Posez-leur des questions :
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  • Quels sont les types de documents que vous allez le plus souvent manipuler (entendre ici, stocker, classer, partager, etc.) ?Est-ce qu’il s’agit de simples documents de type Word, Excel, PowerPoint (ou équivalents) ou y-a-t-il des documents spécifiques ? c’est notamment le cas pour les professions du BTP, les architectes, et autres métiers qui peuvent utiliser des logiciels très spécialisés.

  • Que voulez-vous que votre GED soit capable de faire ?
    Nous parlions plus haut de « fonctionnalités additionnelles ». Certains systèmes permettent d’émettre des commentaires attachés aux documents, de rechercher un terme non pas seulement sur le titre uniquement du document mais sur les contenus de tous les documents. C’est ce qu’on appelle la recherche plein texte. Certains systèmes de GED ont des fonctionnalités métiers spécifiques qui peuvent venir compléter judicieusement le service de base, pour simplifier et automatiser des processus de traitement des documents.
    Il existe de nombreuses autres fonctionnalités. A vous de déterminer ce qui vous sera vraiment utile.

  • Quelle est votre calendrier ?
    Il est très important de se fixer un calendrier réaliste qui permette de disposer au moment voulu d’une solution conforme à vos besoins. Mais ce calendrier doit tenir compte des différents parties prenantes propres à votre entreprise : utilisateurs, responsables du système d’information, partenaires et clients, organismes de certification, …. En choisissant un calendrier qui tienne compte des capacités et attentes de tous, vous vous protégez contre les effets négatifs d’une mise en place vécue comme trop lente ou trop rapide.

    Quelle est votre vision à long-terme?
    La solution que vous allez choisir pour les mois prochains ne sera probablement pas une réponse à vos besoin futurs, dans 5 ans. S’il n’est pas possible de tout anticiper sur ces besoins futurs, rien n’empêche d’inscrire votre réflexion sur du long terme et de formuler d’emblée des pistes d’amélioration ou d’évolution. Cela permettra de choisir la solution qui se prête le mieux à ces ambitions.
Ces questionnements vont vous permettre de définir votre cahier des charges, document sur lequel votre prestataire va se baser pour répondre au mieux à votre besoin.
Chez Dynedoc nous vous accompagnons dès le début de votre projet, pour vous aider à définir clairement vos attentes et vos objectifs. C’est la garantie d’une cohérence entre vos besoins et la solution mise en place, en gardant en tête l’avenir.
Conseil n°2 : Un système simple et intuitif
L’acquisition d’une GED est souvent un changement majeur dans la façon de travailler d’une équipe. Cela peut bouleverser des processus et des « façons de faire » mis en place il y a des années.

Inutile donc de braquer les équipes en leur proposant un système complexe, difficile à prendre en main, même s’il est très complet et efficace. Le but est d’amener le changement avec le moins de frictions possible et de faire en sorte que la solution choisie soit effectivement acceptée et utilisée par vos équipes.

Il faudra donc être particulièrement attentif à l’interface du logiciel que vous choisirez. Elle doit être claire et simple à comprendre d’un seul coup d’œil. Pas besoin d’être informaticien pour l’utiliser.

Autre élément d’importance, depuis l’apparition des ordinateurs dans le monde du travail et dans le quotidien, nous avons acquis des réflexes. Par exemple, quoi de plus naturel qu’un clic droit sur un dossier pour afficher les options possibles ? C’est cette ergonomie intuitive que vos équipes doivent retrouver dans leur nouveau système pour l’accepter naturellement.
Conseil n°3 : Formez-vous et formez vos équipes
Nous venons de parler de simplicité et d’ergonomie. Quelle que soit la solution choisie, une formation au démarrage est recommandée, pour les administrateurs et pour les utilisateurs, afin d’assurer une prise en main optimale et une transition en douceur.

Mettez toutes les chances de votre côté en bâtissant avec votre fournisseur un plan de formation adaptée à vos équipes et à vos projets. Et veillez bien à ce que le support aux utilisateurs soit facilement joignable et mobilisable dans les premiers mois… ce sera un véritable atout.
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Conseil n°4 : L’accessibilité
Aujourd’hui de nombreuses équipes fonctionnent couramment en mode « nomade », notamment dans certains métiers ou fonctions, comme les commerciaux ou les professions du BTP plus souvent sur les sites qu’au bureau.
Tout l’intérêt d’une GED est de faciliter le partage des documents et leur mise à disposition. Il est donc primordial que votre système de GED soit accessible depuis un ordinateur, mais aussi un smartphone ou une tablette.
Ajoutons également au vu du contexte sanitaire actuel qu’une GED accessible partout, tout le temps est un atout majeur pour la mise en place du télétravail.
Conseil n° 5 : La sécurité
L’un des points majeurs à considérer lors du choix de votre futur système est son degré de sécurité. Comment vos données sont-elles protégées, qui peut y avoir accès ?

Il y a plusieurs échelons dans cette question de sécurité. Le premier est de savoir comment sont gérés les droits des utilisateurs de la solution. En effet, vous ne souhaitez certainement pas que tous vos collaborateurs aient accès à tous les documents de l’entreprise ou du projet. Certaines données peuvent être confidentielles. Il est donc important de déterminer qui aura accès à quels documents.

Soyez attentif à ce que le système que vous choisirez vous permette une gestion fine des droits des utilisateurs. Certains systèmes peuvent être assez rigides à cet égard.

Le second échelon de sécurité intervient notamment si le logiciel choisi est en Saas. Il est important de savoir où sont physiquement stockées vos données, où se trouvent les datacenters, notamment pour savoir quelle législation s’appliquera en cas de litige ou tout simplement sur le droit d’accès aux données. La législation américaine par exemple, n’est pas la même que la législation française à ce niveau-là. Ce que vous devez rechercher c’est l’assurance que vos données ne seront pas accessibles ou utilisables par des tiers n’appartenant pas à l’entreprise.
Conseil n°6 : L’adéquation avec vos processus métier
Une GED doit être un outil au service de votre productivité. C’est donc l’outil qui doit correspondre à vos besoins et non pas vous qui devez vous adapter à l’outil.

Si dans le cadre de votre activité vous avez mis en place un processus métier spécifique il y a de forte chance pour que ça ait un impact sur le flux de vos informations et la manière dont vous le gérez. 

Votre système GED doit donc être assez souple pour vous permettre de continuer à suivre votre processus métier. Certaines GED vont même plus loin et se construisent autour de votre processus métier existant.
Conseil n°7 : La flexibilité
Nous parlions de l’adéquation à vos processus métier, ici il s’agit d’une flexibilité bien plus large dont il est question.

Lorsque vous achetez la licence d’un logiciel GED il y a de fortes chances pour qu’il vous soit impossible de modifier la configuration de base que vous avez choisie : le nombre d’utilisateurs, l’espace de stockage disponible, etc.

Ici l’intérêt d’un logiciel de GED en SaaS prend toute son ampleur car cette solution vous permet plus de flexibilité et de faire évoluer votre solution en fonction de vos besoins.

Lorsque vous vous équipez d’une GED voyez long terme. Changer de système tous les 4 ans serait un véritable problème. Privilégiez les solutions qui peuvent s’adapter facilement à l’évolution de votre activité. Ce conseil est d’autant plus important si vous prévoyez de vous équiper d’une GED pour un projet spécifique. Le nombre d’utilisateurs est plus susceptible de varier en fonctions des différentes étapes, la quantité d’information à traiter au départ n’aura évidemment rien à voir avec celle en fin de projet.

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Conseil n°8 : Le prix
Ici le conseil ne sera pas de choisir la solution la moins chère. Il est important de réaliser qu’un système de GED est un élément crucial de votre organisation et vous donne de tels avantages qu’il faut considérer cet achat comme un véritable investissement stratégique. 

Le conseil est donc d’avoir bien déterminé vos besoins (voir conseil n°1) afin de choisir non pas la solution la moins chère mais celle qui répond le mieux à vos besoins.
Attention toutefois aux coûts cachés ! Si vous avez déterminé que vous aviez besoin d’une fonctionnalité spécifique ou d’un accompagnement personnalisé, vérifiez que tout est bien compris dans le prix affiché. 
Conseil n°9 : Testez !
Pensez à demander à faire un test de la solution si possible. Il n’y a qu’en testant que vous verrez si l’interface du logiciel est intuitive ou non, si les fonctionnalités sont aussi efficaces que ce qui est promis. Vous pourrez ainsi mieux comparer les offres.
Conseil n°10 : La compatibilité
Lorsque vous investissez dans une solution GED, a priori votre système informatique est déjà en place et vous êtes déjà équipés de certains logiciels. Assurez-vous que votre solution GED soit compatible et ne pose pas de problème d’utilisation.
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