Qu’est-ce que la GED ?

Introduction :

 

Savez-vous combien de documents l’activité d’une entreprise génère par jour ? Factures, contrats, devis, présentations commerciales, notes internes, documents de communication institutionnelle… la liste est longue, impossible de tout compter !

Cette quantité sans cesse croissante de documents pose évidemment de nombreux problèmes, qui même s’ils peuvent sembler minimes au premier coup d’œil, sont en fait des enjeux majeurs pour la gestion d’une activité. En définitive, il s’agit bien de réussir à maitriser le flux d’informations générées par l’activité d’une entreprise ou d’un projet. La question se pose : en quoi une GED peut-elle être un atout dans cette problématique ?

Les fonctionnalités d’une GED :

 

La plupart des logiciels de GED ont les mêmes fonctionnalités de base.

Il s’agit de :

  • Stocker les documents déjà existants. Pour cela, cela suppose que les documents étaient déjà de source numérique ou qu’ils ont été numérisés à des fins de stockage
  • Classer les documents en respectant l’organisation habituelle du service ou de l’entreprise
  • Permettre la Recherche des documents et des informations au sein du système de GED
  • Partager les documents ou les informations à d’autres personnes, soit en créant des accès fixes soit en créant des liens temporaires
  • Archiver les documents. Certains documents ont une durée légale de conservation, d’autres qu’on estime nécessaires pour l’historique d’un dossier ou d’un projet. Dans tous les cas ce sont des documents que la société souhaite conserver mais qu’elle ne consultera pas quotidiennement
  • Tracer les échanges entre les utilisateurs et les prises de décision tout au long de la vie de vos projets et de vos équipes

Si ce sont ces opérations – stockage, classement, recherche, partage, archivage, traçage – que vous souhaitez réaliser, c’est donc bien un système de GED qu’il vous faut mettre en place.

Vous n’êtes pas encore convaincu qu’un système de GED serait un bon investissement pour votre projet ou votre société ?

Voici quelques exemples pour vous aider dans votre décision.

Pourquoi opter pour une GED ?

 

Plusieurs bénéfices sont attendus par une entreprise qui souhaite mettre en place un système de GED et leur importance varie en fonction de chacun. Cela dit, voici les thèmes qui reviennent souvent :

« Je souhaite pouvoir accéder à mes documents, partout, tout le temps. »

Une volonté souvent exprimée par tous ceux qui sont à l’extérieur de leur bureau, en clientèle, sur les chantiers, en déplacement. Aujourd’hui les logiciels de GED s’adaptent à tous types de supports. Il est important de choisir un système qui pourra à la fois être utilisé sur ordinateur mais aussi sur tablette ou smartphone, en fonction du matériel mis à la disposition de vos équipes.

« Je veux centraliser toutes mes informations »

Ici la GED répond à la fois à un besoin d’accessibilité comme plus haut, mais aussi à un besoin de partage et de collaboration. Différentes équipes ont souvent besoin d’un même document. La GED doit permettre de retrouver l’information rapidement mais aussi de travailler à plusieurs sur un même document. Plus besoin d’attendre que le service commercial prenne le temps d’envoyer le devis signé à la comptabilité. Tout est déjà enregistré dans la GED.

« Je veux gagner du temps »

Une GED bien conçue et bien utilisée doit vous faire gagner du temps. En effet, lorsque vous avez besoin d’un document, vous savez où chercher. Vous ne passez plus une heure à fouiller dans les dossiers suspendus de vos archives ou dans les milliers de mails que vous avez reçu depuis 2001 !

Par ailleurs, plus besoin de faire attendre un client toute une journée pour lui envoyer une copie de son contrat, un RIB ou tout autre document : la GED permet souvent de partager facilement des documents à des tiers.

« Je veux que mes équipes travaillent sur la base d’informations fiables »

Le problème qui intervient souvent dans le travail en équipe est la source de l’information. Il est parfois fastidieux de s’assurer qu’une information est la bonne et qu’il n’y a pas eu de changement depuis le dernier mail qu’on a reçu. Une GED permet de travailler en collaboration sur un seul et même document. Certaines GED aux fonctionnalités plus poussées permettent même de s’assurer que la version du document sur lequel on travaille est bien la dernière.

« Je veux inscrire ma société dans une démarche de développement durable »

La plupart des opérations peuvent maintenant se faire via des documents dématérialisés. Plus besoin donc d’imprimer et d’archiver tous les documents sous format papier. Un véritable gain de place mais aussi une réduction drastique de la consommation d’une entreprise et un geste pour l’environnement.

 

Il existe bien sûr de nombreuses autres raisons qui peuvent pousser une entreprise ou le responsable d’un projet d’opter pour une GED. Ce qu’il faut retenir c’est qu’un système de GED doit être un outil vous permettant de vous faciliter le travail au quotidien. Une GED bien conçue doit vous aider à travailler et non pas générer du travail en plus !

Pour aller plus loin …

 

Nous avons vu au travers de cet article quelles étaient les fonctionnalités de base d’une GED ainsi que les raisons qui peuvent pousser à s’équiper d’un tel système.

Cela dit, une GED peut être mise au service d’une problématique ou d’un projet plus vaste. Aujourd’hui de nombreuses entreprises souhaitent obtenir une norme ISO afin de garantir à leurs clients un certain niveau de qualité ou de sécurité, voire une certification relative à l’environnement.

Penchons-nous particulièrement sur la norme ISO 9001. Cette norme impose notamment une certaine maîtrise documentaire de la part de l’entreprise, en ce qu’elle doit respecter des normes bien précises d’élaboration des documents, de leur indexation, de gestion des différentes versions d’un même document, et de gestion des accès aux documents.

Une GED est un outil parfait pour répondre à toutes ces demandes. Elle permet d’automatiser une certaine partie du processus à partir du moment où les paramètres ont bien été enregistrés lors de la configuration du système.

Un autre sujet qui peut intéresser, la conformité aux règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Aujourd’hui, un bon nombre d’entreprises en France est bien incapable de répondre aux attentes légales formulées par ce règlement.

 Le principe de base est qu’une entreprise ne doit conserver que les informations pertinentes sur leurs clients, mais aussi sur toutes les personnes qui ont été en contact avec elle. On parle donc également des candidats qu’elle a pu rencontrer lors d’une action de recrutement. Il s’agit aussi de la protection des données des collaborateurs.

La GED permet dans ce cas de voir d’un coup d’œil toutes les informations relatives à une seule et même personne, de s’assurer que la durée de conservation des données reste dans le cadre légal, que les données ne sont pas redondantes. Par ailleurs, l’un des gros avantages d’une GED est qu’elle permet de définir les droits de tous les utilisateurs. Tout le monde n’a pas accès à tous les documents. La traçabilité des consultations d’un document est également possible. Le tout avec plus ou moins de facilité en fonction du système sélectionné.

Conclusion

 

Pour conclure, une GED est avant tout un outil au service de la productivité d’une entreprise car elle lui permet d’économiser du temps et de l’argent. C’est également un outil bien utile dans le passage d’une entreprise à l’ère du tout numérique. Encore faut-il savoir bien choisir sa GED.

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